第一条 为了规范职教集团（以下简称集团）档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 档案管理机构及其职责

1集团档案工作实行集团统一管理。

2、集团秘书处负责集团所有档案资料的统一收集管理，各成员单位的档案管理员负责本单位档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行集团档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

第三条 归档制度

1、凡是反映集团产教融合、社会扶贫、专业技术开发、职业教育合作、战略发展等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由集团集中统一管理。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件。

4、凡涉及集团业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以集团名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、由集团对外签订的合作协议，应保留三份原件，秘书处保存两份，协议执行(或签订)单位保存一份。

6、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交集团秘书处。

第四条 档案保管制度

1、集团秘书处设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及集团实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经集团领导及理事会审核批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡集团秘书处人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条 档案借阅制度

1、档案属于集团机密，未经许可不得外借、外传。

2、借阅档案资料，须经集团秘书处负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经集团理事长同意。

第六条 档案应根据资料的性质和需要，每两年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交集团秘书处统一保存。

第七条 本制度从二〇一九年十月一日起执行。